Controle de Chaves
Chave perdida é visita cancelada. O Controle de Chaves registra quantas chaves existem de cada imóvel, quem retirou, quando, e o que está atrasado para devolver. Este guia mostra como cadastrar as chaves e acompanhar a movimentação delas.
Para abrir, acesse Imóveis > Controle de Chaves. O módulo também aparece em Módulos > Controle de Chaves.
O panorama do alto da tela
Antes da lista, três números resumem a situação de todo o chaveiro.
- Disponíveis: chaves que estão com você e podem ser retiradas.
- Em uso: chaves retiradas e ainda dentro do prazo de devolução.
- Atrasadas: chaves retiradas que passaram do prazo. É o número para olhar primeiro todo dia.
Gerar planilha das chaves exporta a situação atual, útil para a conferência física do chaveiro. Os botões Todas as Chaves e Histórico, no canto direito, alternam entre a situação de agora e o registro de todas as movimentações passadas.
Cadastrar uma chave
- Clique em + Nova chave.
- Localize o imóvel pelo campo Pesquise o imóvel pelo código de referência.
- Preencha o Código da chave. É o número da etiqueta física, o que liga o registro do sistema ao objeto no chaveiro.
- Escreva a Descrição: por exemplo, “portaria” ou “porta de serviço”. A Observação, quando houver algo a registrar.
- Clique em Salvar.
Um imóvel pode ter várias chaves cadastradas. A coluna Quantidades mostra quantas existem e como estão distribuídas entre disponíveis, em uso e atrasadas.
Retirar e devolver
Na linha do imóvel, Retirar registra a saída da chave: quem levou e até quando deve devolver. A chave sai de Disponíveis e entra em Em uso; passado o prazo, ela migra para Atrasadas sozinha.
Na devolução, registre a entrada pela mesma linha. A chave volta a ficar disponível e a movimentação fica gravada no Histórico.
Consulta rápida abre a situação daquele imóvel sem sair da lista. Serve para responder ao telefone enquanto o corretor espera.
Encontrar uma chave
A faixa de filtros combina Status da chave, Status do imóvel, uma busca por texto e o Código do imóvel. Clique em Pesquisar para aplicar e em Limpar pesquisa para voltar à lista completa.
O filtro por status da chave é o mais usado: selecionar Atrasadas devolve exatamente a lista de quem precisa ser cobrado.
Perguntas Frequentes
Como imprimir a etiqueta da chave?
O sistema gera as etiquetas a partir do código cadastrado, para você colar no chaveiro físico. É a etiqueta que faz o controle funcionar: sem ela, ninguém liga a chave da mão do corretor ao registro da tela.
Um imóvel pode ter mais de uma chave?
Pode, e é o caso comum: portaria, apartamento, garagem. Cadastre uma por vez, cada uma com o próprio código e descrição, e o controle de retirada passa a valer para cada uma separadamente.
Como sei quem está com uma chave atrasada?
Filtre por Status da chave igual a atrasadas. A lista mostra o imóvel, e a consulta rápida traz quem retirou e quando o prazo venceu.
Excluir uma chave apaga o histórico dela?
Prefira não excluir uma chave que já teve movimentação: quando ela deixar de existir fisicamente, registre isso na observação. Assim o histórico de quem a usou continua disponível para consulta.
Para fechar
O módulo só funciona se a retirada for registrada na hora em que a chave sai da mão de alguém: combine isso com a equipe antes de cadastrar a primeira chave. Um chaveiro metade registrado é pior do que nenhum, porque dá a falsa impressão de controle.
Suporte e Atendimento
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